Tips | Time management als een baas

Het is 18.00 uur. Ik ben onderweg naar huis. Ik heb hard gewerkt vandaag. Maar wat heb ik nu eigenlijk precies gedaan? En ja, dat doelijstje lag er eigenlijk nog steeds bij zoals ik hem vanmorgen maakte. Hoe kan dat toch?

Hoe kan het dat ik mijn werk niet af krijg?

Tientalle redenen zijn er te verzinnen waarom ik af en toe verstrikt raak, waarom ik van alles doe behalve dat wat er op mijn doelijst staat. Wat dacht je van: “ik heb geen tijd om prioriteiten te stellen”, “ik vind het lastig om in te schatten hoe lang sommige werkzaamheden duren”, “ik voel veel druk van collega’s: het moet altijd direct gebeuren” of “ik doe liever alles zelf. Dan weet ik zeker dat het goed komt”. Herkenbaar, hè? Gelukkig bood een cursus time management uitkomst.

De redenen waarom je je werk niet af krijgt kunnen worden ondergebracht in drie thema’s:

1. Overload – te veel werk/studie/punten op je doelijst/werkzaamheden tussendoor
2. Effectiviteit – de juiste werkzaamheden doen (doing the right things)
3. Efficiency – de werkzaamheden goed doen (doing things right)

De grap is dat we vaak denken dat onze onaangeraakte doelijst ligt aan het eerste punt, het ‘te veel hebben van’. Terwijl de praktijk laat zien dat het vaak iets anders is. Tijdens de cursus kwam ik er bijvoorbeeld achter dat er in mijn huidige situatie nog veel te behalen valt in ‘de juiste werkzaamheden doen’. Een beetje vaag, maar toen ik er over nadacht, vielen de puzzelstukjes op zijn plaats. Ik ben iemand die voor iedereen klaar staat, iemand die altijd wil helpen. Het probleem is dan, je voelt  ‘m al aankomen, dat ik de dingen die ik zelf had gepland laat ondersneeuwen door dat wat mijn collega’s op dat moment belangrijk vinden.

Hoe krijg ik het dan wel gedaan?

Komt ze aan hoor, met haar matrix. En ja! De prioriteitenmatrix van mister Eisenhouwer gaat je zeker helpen. Al is het alleen al net dat beetje inzicht wat het mij ook gaf.

Urgent en belangrijk
Sommige zaken, zoals deadlines, ongelukken, acute vragen van klanten, zijn belangrijk en urgent. Deze taken doe je natuurlijk zo snel mogelijk. En hier ligt voor mij direct het pijnpunt. Want op sommige dagen lijkt voor iedereen alles superbelangrijk en onwijs-mega-hyper-de-pieper-urgent, want het natuurlijk niet altijd is.

Belangrijk maar niet urgent
Onder het vakje belangrijk maar niet urgent vallen eigenlijk je dagelijkse werkzaamheden. Dingen die je het beste kunt plannen om te doen, zodat je de tijd hebt die je er graag voor wil nemen om goed te kunnen nadenken. Denk bijvoorbeeld aan een planning maken voor de komende weken en administratieve werkzaamheden. Precies daarom is het soms zo makkelijk om deze taken onder te laten sneeuwen door belangrijke en urgente zaken, waaronder vaak taken vallen waarbij je minder diep hoeft na te denken en moet uitvoeren.

Urgent maar niet belangrijk
Urgente maar niet belangrijke dingen zijn er om gedelegeerd te worden. Dat ene mailtje wat binnenkomt tijdens een vergadering of een telefoontje dat je aanneemt wanneer je collega er niet is. Het zijn zaken die jouw probleem eigenlijk niet zijn, maar wel direct je aandacht vragen. Nee zeggen, delegeren of bijvoorbeeld een uur per dag plannen waarop je niet bereikbaar bent (geen email bekijken, geen collega’s helpen, geen telefoontjes aannemen) zodat je je kunt focussen op dingen die wél belangrijk zijn is hiervoor de oplossing.

Niet urgent en niet belangrijk
Onder dit kopje valt ook tijdverspilling, te veel rondsurfen op het internet, kletsen met je collega’s en lang en gezellig koffiedrinken (wat uiteraard eigenlijk superbelangrijk is en heel urgent). Vind een goede balans. En durf nee te zeggen, of, als je denkt dat het echt snel kan (en let daarmee op, het duurt altijd langer dan je denkt) doe het dan snel.

 

 

Time management tips voor échte helden

1. Maak aan het einde van de dag voor de volgende dag, of in de ochtend, een planning van de dingen die urgent én belangrijk zijn.
2. Zorg ervoor dat er ruimte is voor onverwachte werkzaamheden, inspiratieloze momenten, writers blocks en pauzes.
3. Iets wat belangrijk en urgent is voor iemand anders, hoeft niet belangrijk en/of urgent te zijn voor jou. Dus wanneer morgen je collega bij je bureau staat om te vragen of je direct iets superbelangrijks wil doen, bepaal dan voor jezelf on the spot in welk vakje het gaat.
4. Van een ‘ik-maak-even-iets-af-dan-kom-ik-bij-je-terug-antwoord’ is nog nooit iemand dood gegaan.
5. Stel jezelf af en toe de vraag ‘moet ik dit nu doen?’. Maak de vraag steeds anders door de klemtoon steeds op een ander woord te leggen; “moet ik dit nu doen?” “moet ik dit nu doen?” “moet ik dit nu doen?” “moet ik dit nu doen?” “moet ik dit nu doen?”. Wat een inzicht slechts met een vraag! :)